Aktualności, artykuły

Aktualności, artykuły

06.12.2009

Rzut oka na problemy projektowe - strategia

Standardowe problemy jakie występują w projektach informatycznych zazwyczaj wynikają z błędów i niedomówień pojawiających się na wczesnych etapach projektu. Bywa, że są wynikiem niekorzystnego otoczenia projektu bądź zdefiniowania go na niepewnym gruncie. Artykuł ten jest pierwszym z cyklu, w którym zamierzam opisać najpoważniejsze uchybienia w różnych fazach projektu, które stają się później zarzewiem konfliktów opóźniających projekt lub też prowadzących do jego zamknięcia.

Strategia informatyzacji

Jeśli mówimy o strategii informatyzacji w kontekście problemów, jakie mogą wyniknąć w trakcie realizacji projektów to należałoby rozważyć następujące przypadki:

  • brak strategii,
  • strategia jest, ale niekompletna bądź niespójna,
  • brak strategii, przy czym w świadomości menadżerów czy decydentów strategia istnieje.

Paradoksalnie pierwszy przypadek jest najbardziej przewidywalny i najłatwiejszy do opanowania. Co prawda w dynamicznie zmieniającym się świecie strategia osadzona na solidnych fundamentach jest bardzo istotnym elementem powodzenia realizowanych w jej ramach projektów, niemniej przy jej całkowitym braku można chociaż, z dużym prawdopodobieństwem przewidzieć tego skutki. Bynajmniej nie chodzi tutaj o zrealizowanie projektów w terminie i założonym budżecie – bardziej o to, aby ich realizacja przyniosła oczekiwane korzyści biznesowe. Bez strategii oczywiście jest to możliwe, ale patrząc na to w perspektywie długofalowej z pewnością okaże się, że projekty będą generowały kosztowne zmiany, pojawią się powroty do zamkniętych tematów i tym podobne przypadki. Bez odpowiednio przygotowanej strategii po prostu nie da się pewnych rzeczy zrobić efektywnie i w optymalnych kosztach. Wyobraźmy sobie przedsiębiorstwo, które posiada wiele oddziałów. W każdym z nich jest dział IT ze średnimi zasobami infrastrukturalnymi. Mamy też projekt, w ramach którego budujemy system z rozproszoną bazą danych, optymalny jest też gruby klient. Wszystko przebiegło pomyślnie, system został wdrożony i nagle po zakończeniu projektu zapada decyzja o ograniczeniu wydatków na IT (wielkość zatrudnienia). Pozostanie tylko jeden centralny ośrodek IT w przedsiębiorstwie. Okazuje się, że przed chwilą wdrożony system trzeba scentralizować, ale technologia w jakiej został wykonany stawia poważne ograniczenia… Oczywiście nie ma rzeczy, których nie można zrobić, ale niestety to kosztuje. W sytuacji w której nie ma strategii najlepszym wyjściem z sytuacji jest jej stworzenie. Należy tylko wziąć pod uwagę, że jej powstanie może spowodować zawirowania w aktualnie realizowanych projektach.

Drugi przypadek jest nieco bardziej skomplikowany. Fakt, że coś takiego jak strategia informatyzacji czy rozwoju informatyki jest, może spowodować uśpienie czujności. Jak przysłowie mówi „diabeł tkwi w szczegółach” i prawda jest taka, że opracowana strategia zawierająca niedoskonałości może spowodować niemałe kłopoty. Na co należy zwrócić uwagę, aby do takiej sytuacji nie dopuścić? Informatyka jest po trosze sztuką, której konsekwencje tworzenia nie do końca są przewidywalne. Moim ulubionym porównaniem jest porównywanie do sztuki budowlanej. Dziś potrafimy budować ogromne obiekty, drapacze chmur sięgające setek metrów czy też gigantyczne obiekty sportowe. W zasadzie mamy pewność, że w otoczeniu tych budowli bądź w nich samych nic nam nie grozi. Natomiast pierwsi budowniczowie gotyckich kościołów eksperymentowali, ich budowle waliły się gdyż nikt nie był w stanie zrobić odpowiednich obliczeń. Zresztą, o jakich obliczeniach mowa – fizyka jaką ją znamy dziś wtedy jeszcze nie istniała. Informatyka w szczególności budowanie dużych systemów, integrowanie systemów jest dziś właśnie na etapie pierwszych kościołów gotyckich. Aby budować kilkusetmetrowe wieżowce potrzeba było kilkaset lat doświadczeń, a informatyka jako nauka ma dopiero kilkadziesiąt lat, jako inżynieria – jeszcze mniej. Jak to się ma do strategii? Skoro nie da się wszystkiego przewidzieć/policzyć to ważne jest dopracowanie wszystkich możliwych szczegółów. Osoba odpowiedzialna za strategię musi być zdolna wyobrazić sobie jak przebiegają jej etapy, jakie są między nimi zależności, jak działają poszczególne systemy, jak się komunikują, jakie korzyści przynoszą. Tak naprawdę musi poczuć jak to wszystko działa. Bynajmniej to nie jest proste i ludzi, którzy to potrafią też nie jest wielu. Jeśli jakikolwiek element strategii chcielibyśmy opisać enigmatycznie, że jakoś się to zrobi, to można z góry założyć, że właśnie w tym elemencie napotkamy później problemy. I znowu: może się okazać, że pewne rzeczy zostaną zrobione nieoptymalnie i nieefektywnie bo trzeba będzie wracać do zagadnienia. Miejsca w których niespójna strategia wygeneruje problemy to najprawdopodobniej styki systemów, przy czym nie chodzi tylko i wyłącznie o interfejs wymiany danych, ale mogą to być także problemy z przeprowadzeniem w pożądany sposób procesu biznesowego, problemy z uzyskaniem danych do celów raportowych itp. W skrajnym przypadku może się okazać że wybudowany w ramach strategii system nie pasuje do kolejnego właśnie budowanego i innych, i stajemy przed dylematem czy nie należałoby go w takim przypadku wymienić. Pamiętam przypadek, w którym strategia informatyzacji, w tym przypadku agencji rządowej, nie uwzględniała planów rozbudowy tej organizacji, związanej z akcesją do Unii Europejskiej. Cały system, wpisany w strategię, zaraz po odbiorach został odłożony na półkę.

Trzeci przypadek można by w zasadzie potraktować w kategoriach humorystycznych, gdyby nie to, że w realnym świecie wcale nie jest to śmieszne i jest to sytuacja, generująca najwięcej ryzyk z opisanych tu przypadków. Skąd w ogóle taki przypadek się bierze? Możliwości są dwie: albo na którymś z poziomów decyzyjnych występuje niezrozumienie czym jest strategia rozwoju informatyki albo miedzy decydentami różnych poziomów występują na tyle poważne problemy komunikacyjne, że powstaje mit o tym, ze strategia jest. Naprawa takiej sytuacji jest też najtrudniejsza ze wszystkich tu opisanych i chyba nie trudno sobie wyobrazić dlaczego. Jeśli występują problemy pozamerytoryczne, zahaczające o kompetencje ludzi to dotykamy zupełnie innej klasy problemów, na tyle innej, że jest to tematem samym w sobie na inne opracowanie. Dodam tylko, że ten przypadek nie jest teoretyczny. Znam jeden, w którym wykonawca zaproponował rozwiązanie (duży system klasy ERP), przy czym zarząd przedsiębiorstwa odrzucił projekt, twierdząc że nie wpisuje się w strategię i zasugerował w związku z tym własną alternatywną propozycję. Problem był tylko taki, że nie dość, że nie było podstaw do odrzucenia projektu, bo żadnej strategii nie było, to dodatkowo zaproponowane, alternatywne rozwiązanie, nie było dobre. Rozpętała się walka na argumenty, w której istotną rolę odgrywała strategia, której nie było… Wyjaśnienie całej tej kwestii naprawdę nie było banalne i na przestrzeni projektu wywołało jeszcze niejedną burzę.

O czym należy zatem pamiętać budując strategię rozwoju IT? Generalnie, należy przede wszystkim zebrać wymagania biznesu oraz odwzorować je w postaci systemów, funkcjonalności, etapów wdrażania itp. Kolejną istotną rzeczą są trendy IT, które należy w jakiś sposób uwzględnić. Celowo piszę w jakiś, bo nie należy tutaj ślepo patrzeć na nowinki techniczne, czy na nowoczesne technologie. Zresztą, ujęcie w strategii konkretnych implementacji jest o tyle trudne, że na przestrzeni kilku lat, które z reguły obejmuje strategia, na rynku produktów wiele może się zmienić. Nie ma zatem uzasadnienia żeby ujmować w strategii konkretne rozwiązania. Istotne są także wcześniejsze inwestycje, które mogą narzucać pewne ograniczenia. I warto tutaj pamiętać, że lepsze bywa czasem wrogiem dobrego. Bardzo ważne, o ile nie najważniejsze (poza tym co pisałem wcześniej) jest weryfikacja czytelności strategii na wszystkich poziomach decyzyjnych. Krótko mówiąc decydenci na każdym z poziomów decyzyjnych, do najwyższego włącznie, powinni strategię rozumieć i znajdować w niej swoje oczekiwania w stosunku do IT.

Arkadiusz Chałupka

Lepszy punkt widzenia

Sprawdź nasząofertę

Nasze produkty:

Doradztwo 

więcej...

Szkolenia

więcej...

Wdrożenia JIRA

więcej...

Kontroling projektowy

więcej...